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企业管理必不可少的好帮手—OA办公系统
作者:PINQI │ 发表时间:2020-04-30

      提及OA办公系统,大家第一个反应可是无纸化、节能灭碳,实则不然,真正的作用则在于强化内部工作协同管理并提升企业反应能力。

避免工作繁琐

      企业的工作都是环环相扣的,协同作业已经成为势不可挡的潮流。企业的销售都是从业务接单开始,然后合约签定、生产(或进货)、出货、最后开发票、收款五大步骤。这五大步骤牵涉到至少三个部门,业务部门、生产部门(或采购部门)、会计部门。不用OA办公系统,工作量巨大(业绩长虹)时,往往会因为太多笔订金需要处理,掉单的状况不时发生,总是要等到问题发生时才惊觉原来还有工作未及时完成


      OA办公系统可以依照公司的标准流程(SOP)设定好每项工作应该责任的人员,到时到只要流程启动,系统自然会依照SOP将相关的表单送到该负责的人手上,不会因为事情一多而忘了通知下一关该做什么事,导致明明生产好了,仓管人员不知道要出货,或是发票开了很久,业务却不知道要去催款。


提升工作效率

      很多公司常会遇到这样的状况,一张单子签出去,刚好下一流程主管不在,好不容易等主管回来签单,下一关主管又出差去了,一张单子总得要签个好几天才能签得完,尤其是分公司多的情况下,单子在总公司与分公司之间来来回回,花钱(电话催促,传真及邮寄)就算了,有时还得受气呢。平常睁一只眼闭一只眼就算了,万一遇到紧急状况,就会有急惊风遇到慢郎中的感叹了

      通过OA办公系统,不管主管在哪,只要能上网就能够签单子,尤其像工程宝这样的OA办公系统还支持智能型手机审批,只要手机信号能通,就能审批表单,就算主管工作繁忙,也能利用碎片时间查看工作。


信息透明化,减少沟通成本

      每个人平常就有很多事情在忙,尤其每到了旺季,很多事情就算记在本子上往往也会忘了。不知道您有没有每次签了单子出去后就不知道跑哪去了,跑着跑着,有时还会莫名其妙不见了。尤其很多事情不一定都是顺利的,总需要各部门之间来来回回很多次的协调才能顺利执行。举例来说,业务接完单后发现公司库存不够,生产又要花去一段时间,刚好又遇到材料不足,需要采购单位帮忙购买材料,因此需要催促采购,又需要业务出面跟客户协调分批出货的事宜,或甚至因为材料短缺,要请客户改买别种替代型产品等,这些事情往往是来来回回很多次才能顺利出货、开发票及收款。由于事情太多,只要有一个环节忘了或是没有稽催到,轻则赔钱了事,重则失去客户的信任。


      有了电子审批系统,表单在各部门之间往返,所有信息都能实时且透明,透过系统的运作,每项工作所发生或待解决的事情,相关人员都可以很清楚了解,不仅不容易出错,也可以节省很多开会协调的时间,当然您也可以快速查到,现在到底卡在哪一关了。


查询便利

      企业一旦营运多年后会突然发现,不知不觉中公司多了一间小仓库,里面堆满了以前审批过表单的存盘,不丢占地方,想丢又怕万一要查数据查不到,因此就只好一直堆着,愈堆愈大堆。可是真正要去找数据,就一直找得到吗?找了几个小时算是小case,有时候找到时才发现已经受潮,纸张早已模糊不清了或是被小强吃掉了


      在互联网飞速发展的现状下,使用多平台OA系统,才是企业发展的新方向



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